การใช โปรแกรม Microsoft Word 2007 คร อ มาพร บร ร กษ

Transcription

1

2 โปรแกรมน ใช สาหร บพ มพ งานเอกสารต างๆ เช น จดหมาย รายงาน หน งส อ ว ทยาน พนธ และจ ดร ปแบบให ด สวยงาม นอกจากน ย งสามารถสร างงานพ มพ แบบคอล มน (คล ายงาน หน งส อพ มพ ) ได ด วย

3 เป นโปรแกรมท ใช ส ำหร บพ มพ เอกสำร เช น รำยงำน จดหมำย บทควำม หน งส อ เป นต น กำรร ยกใช โปรแกรม Microsoft Word เร ยกจำก Desktop หร อ คล กท ป ม Start -> Programs -> Microsoft Office -> Microsoft Office Word 2007

4

5 Office Button เป นป มคาส งเก ยวก บการทางานของแฟ มงาน เช น New, Open, Save, Save, As, Print, Close, ฯลฯ Quick Access Toolbar เป นแถบเคร องม อให เร ยกใช งานได อย างรวดเร ว ผ ใช สามารถเพ มป มคาส ง ท ใช งานบ อยๆ ไว ในแถบ เคร องม อน ได Title bar แถบแสดงช อโปรแกรมและช อไฟล ป จจ บ นท ค ณเป ดใช งานอย แถบ Ribbon เป นแถบท รวบรวมคาส งต างๆ ของเมน หร อท ลบาร เพ อให ผ ใช เล อกใช งานง ายข น Status bar แถบแสดงสถานะการทางานป จจ บ นบนหน าจอ View bar แถบแสดงม มมองเอกสารในแบบต างๆ

6 แถบ Ribbon เป นแถบท รวบรวมคาส งหร อท ลบาร ต างๆ ให ค ณเล อกใช งานได นอกจากการใช งานปกต แล ว ค ณ ย งสามารถเร ยกใช เมน ล ดของแถบ Ribbon ข นมาใช งานได โดยม ข นตอนด งน 1. คล กขวาท ป มใดก ได บนแถบ Ribbon

7 2. จะปรากฏเมน ค าส งให เล อกด งน

8 เม อค ณเป ดโปรแกรม Microsoft Office Word ข น มาแล วต องการพ มพ งานในเอกสาร สามารถทาได โดยม ข นตอนด งน 1. คล กเป น cursor ตาแหน งท ต องการในเอกสาร 2. พ มพ ข อความได เลย

9

10 หร อคล กป ม จะปรากฏไดอะล อกบ อกซ ของ Font ให กาหนดรายละเอ ยดเพ มเต ม

11 แท บ Font ใช กาหนดชน ดของต วอ กษรโดยม รายละเอ ยดด งน ช อง Latin text : เล อกช อ Font ท ต องการ ใช ก บ Font ภาษาอ งกฤษ ช อง Complex Script : เล อกช อ Font ท ต องการ ใช ก บ Font ภาษาไทย Font style : เล อกร ปแบบของต วอ กษร Size : เล อกขนาดของต วอ กษร Font color : ส ของต วอ กษร Underline style : เล อกร ปแบบของต วข ดเส นใต Underline color : ส ของเส นใต Effects : เทคน คพ เศษของต วอ กษร Preview : แสดงต วอย าง

12 แท บ Character Spacing ใช กาหนดระยะห างระหว างต วอ กษรโดยม รายละเอ ยดด งน Scale : ปร บอ ตราส วนของต วอ กษร ปกต เป น 100% Spacing : ปร บระยะห างระหว างต วอ กษร Normal แบบปกต Expanded ขยายระยะห างระหว างต วอ กษรให กว างข น Condensed บ บระยะห างระหว างต วอ กษรให แคบลง Position : ตาแหน งของการวางข อความ Normal วางแบบปกต Raised วางแบบเหล อมข น Lowered วางแบบเหล อมลง

13 1. คล กป ม Save บนแถบ Quick Access Toolbar หร อ คล กป ม Office Button เล อก ค าส ง Save หร อ Save As ก ได 2. จะปรากฏไดอะล อกบ อกซ ของ Save As ให กาหนดรายละเอ ยด

14 3. ท ช อง Save in เล อกตาแหน งไดร และโฟลเดอร ท ต องการเก บ ข อม ล 4. ท ช อง File name พ มพ ช อไฟล จากต วอย างน ให ช อว า First Job คล กป ม Save จะได ไฟล นามสก ล.docx

15 ม ข นตอนด งน 1. คล กป ม Office Button เล อกค าส ง Save As -> Word Document 2. จะปรากฏไดอะล อกบ อกซ ของ Save As ให ก าหนดราย ละเอ ยดตามต องการ

16

17

18 1. คล กป ม Office Button เล อกค าส ง สร าง (New) เล อก เอกสารเปล า แล วกด ป ม สร าง

19

20

21 โปรแกรม Microsoft Office Word จะสามารถทาการ จ ดร ปแบบย อหน าก นหน า ก นหล ง ได 2 ว ธ ค อ ว ธ ท 1 จ ดร ปแบบโดยกาหนดจากเส นไม บรรท ด (Ruler) ว ธ ท 2 จ ดร ปแบบโดยการใช เมน คาส ง

22 เป นว ธ ท ทาให งานเอกสารสามารถปร บต งระยะก นหน า ย อหน า และก นหล ง ได อย างรวดเร ว โดยม ข นตอนด งน 1. เล อกช วงข อม ลท ต องการจ ดร ปแบบ 2. นาเมาส ไปช ท ส ญล กษณ บนไม บรรท ด แล ว drag ไปวาง ตาแหน งท ต องการ

23 นอกจากการปร บต งค าจากเส นไม บรรท ด สามารถกาหนด รายละเอ ยดจากแถบ Ribbon ได ม ข นตอนด งน 1. เล อกช วงข อม ลท ต องการจ ดร ปแบบ 2. คล กแท บ เค าโครงหน ากระดาษ (Page Layout) -> กาหนดรายละเอ ยดในแท บ ย อหน า(Paragraph)

24 ส วนของ การเย อง (Indent) กาหนดก นหน าท ช อง Left, กาหนดก นหล งท ช อง Right ส วนของ ระยะห าง (Spacing) กาหนดระยะห างระหว างย อ หน า ท ช อง Before (ก อนย อหน าท เล อก), After (หล ง ย อหน าท เล อก)

25

26 ในงานเอกสารท ต องเว นระยะแต ละช วงให เท าก น สามารถกาหนด ระยะการพ มพ (TAB) ได ม ข นตอนด งน 1. เป ดแฟ มงานเอกสารใหม 2. ท เส นไม บรรท ด (Ruler) ม ส ญล กษณ ของ TAB อย ด านซ าย 3. คล กเล อกแบบของ TAB ท ต องการ แล วคล กวางตาแหน งบน เส นไม บรรท ด

27 4. หล งจากต งระยะของ TAB แล ว พ มพ ข อม ล ต องการเล อนไปย ง ตาแหน งท ต งไว กดป ม TAB ท ค ย บอร ด

28 1. เล อกช วงข อม ลท ต องการ 2. แท บ หน าแรก (Home) ห วข อ ย อหน า (Paragraph) คล กเล อกป มท ลบาร ท จะใช งาน

29 เป นการจ ดร ปแบบงานเอกสารคล ายงานหน งส อพ มพ ม การแบ ง ข อม ลในเอกสารออกเป นหลายๆ คอล มน นอกจากงานหน งส อพ มพ แล ว จะเห นล กษณะงานแบบน ในน ตยสาร หร อจะใช ในการทาโบรช วร ก ได ม ข นตอนด งน 1. เล อกช วงข อม ลท ต องการจ ดร ปแบบ หร อถ าย งไม ม ข อม ล ให คล ก เป น cursor ตาแหน งท ต องการจ ดร ปแบบ

30 2. ท แท บ เค าโครงหน ากระดาษ (Page Layout) คล กล กศรลง ของป มท ลบาร เล อกจานวนคอล มน ท ต องการ

31 3. การกาหนดรายละเอ ยดเพ มเต ม คล กเล อกคาส ง

32 ต งค าไว (Presets): เล อกแบบของคอล มน Number of columns: กาหนดจานวนคอล มน Width and spacing: กาหนดความกว างของคอล มน และ ระยะห างระหว างคอล มน Equal column width: กาหนดให ความกว างท กคอล มน เท าก น Apply to: การนาไปใช Whole document หมดท งเอกสาร This point forward น บจากจ ดท cursor อย เป นต นไป Selected text เฉพาะช วงข อม ลท เล อก ใช ก บงานเอกสารท ม ข อม ลอย แล ว Line between กาหนดเส นแบ งระหว างคอล มน OK

33 การนาร ปภาพและว ตถ (Object) ต างๆ มาใส ในงานเอกสารจะทาให งานน นม ความสวยงาม และสมบ รณ แบบมากข น ม ข นตอนด งน 1. คล กแท บ แทรก(Insert) จะปรากฏห วข อ ภาพประกอบ (Illustrations) 2. เล อกประเภทของร ปภาพท ต องการ ร ปภาพ (Picture) เป นการแทรกร ปภาพจากแฟ มงานอ น ภาพต ดปะ (ClipArt) เป นการแทรกร ปภาพจากโปรแกรมท ม อย แล ว ค อ Microsoft ClipArt Gallery ร ปร าง (Shapes) เป นการวาดร ปเองโดยเล อกป มเคร องม อต างๆ SmartArt เป นการสร างไดอะแกรมและแผนผ งโครงสร างองค กร (Organization Chart) แผนภ ม (Chart) เป นการสร างกราฟแบบต างๆ

34 ด บเบ ลคล กท ร ปภาพท สร างไว จะปรากฏแถบ Ribbon ให กาหนดรายละเอ ยด

35 1. คล กแท บ แทรก (Insert) เล อกคาส ง SmartArt 2. เล อกประเภทและร ปแบบย อยของ ไดอะแกรม คล กป ม OK

36

37 4. ขณะท ทางานก บไดอะแกรมหร อ Organization chart จะ ปรากฏแถบ Ribbon ช อ SmarArt Tools 5. การตกแต งข อความให คล กแท บ Format และจ ดร ปแบบของ ไดอะแกรมให คล กแท บ Design จะปรากฏป มท ลบาร ต างๆ ให เล อกใช งานได ท นท

38 1. คล กแท บ แทรก (Insert) เล อกคาส ง แผนภ ม (Chart) 2. เล อกประเภทและร ปแบบย อยของกราฟ คล กป ม OK

39

40 5. ต องการแก ไขกราฟ ด บเบ ลคล กท ร ปกราฟ จะปรากฏแถบ Ribbon ช อ Chart Tools คล กเล อกป มเคร องม อจากแท บ Design, Layout, Format

41 1. คล กแท ป แทรก เล อก ข อความศ ลป

42 1. คล กแท บ แทรก (Insert) เล อกคาส ง ตาราง (Table) 2. เล อกจานวนคอล มน และแถวท ต องการ 3. พ มพ ข อความแต ละช อง แล วกดป ม Tab เพ อเล อนช องถ ดไป

43 1. เล อกช วงข อม ลในตาราง 2. จะปรากฏแถบ Ribbon ช อ Table Tools 3. การตกแต งตารางให คล กแท บ Design และการปร บโครงสร าง ตารางให คล กแท บ Layout จะปรากฏป มท ลบาร ต างๆ ให เล อกใช งานได ท นท

44 เป นเหม อนท ค นเอกสาร เวลาท ทางานหร อตรวจสอบงาน ค างไว แล วต องการกล บมาทาใหม ในภายหล ง เพ อป องก นการล มว างานท ทาค างถ งส วนไหนแล ว ทาการสร าง Bookmark โดยม ข นตอนด งต อไปน 1. เล อกตาแหน งในงานเอกสารท ต องการสร าง Bookmark 2. คล กแท บ Insert เล อกป ม

45 3. จะปรากฏไดอะล อกบ อกซ ให พ มพ ช อ ท ค นหน า ท ต องการ จาก ต วอย างใช ช อ MyBookmark เสร จแล วคล กป ม Add

46 หล งจากท สร าง bookmark แล ว ต องการกระโดดไปทางาน ย ง bookmark น น ให ทาตามข นตอนด งน 1. คล กแท บ Insert เล อกป ม 2. ด บเบ ลคล กท ช อ bookmark ท ต องการ หร อคล กช อ bookmark แล วคล กป ม ไปท (Go To)

47 Style ค อการกาหนดร ปแบบข อความท ต องการใช งานบ อยๆ สะดวกสาหร บงานเอกสารท ม ข อม ลหลายๆ หน า แล วต องการร ปแบบเหม อนก น ม ข นตอนการทางานด งน 1. เล อกช วงข อม ลท ต องการ 2. แท บ หน าแรก (Home) คล กเล อกแบบล กษณะ (Style) จากแถบ Ribbon

48 การกาหนด Style นอกจากทาให จ ดร ปแบบข อม ลได ง ายข นแล ว ย ง สามารถนาห วข อท กาหนด Style มา ทาเป นสารบ ญได ด วย โดยทาตาม ข นตอนด งน 1. คล กแท บ อ างอ ง (References) เล อกป ม 2. จะปรากฏแบบของสารบ ญให คล ก 3. ถ าต องการกาหนดรายละเอ ยดเพ มเต ม คล กท คาส ง แทรกสารบ ญ

49 1. คล กแท บ Insert จะปรากฏแถบ Ribbon ห วข อ ห วกระดาษ และท านกระดาษ (Header & Footer) 2. เล อกตาแหน งของงานเอกสารท จะใส ข อความหร อร ปภาพ Header ใส ข อความห วกระดาษ Footer ใส ข อความท ายกระดาษ Page Number ใส หมายเลขหน า

50 3. ถ าต องการกาหนดระยะห างระหว างข อความห วกระดาษ-ท าย กระดาษจากขอบกระดาษ ให คล กแท บ เค าโครงหน ากระดาษ (Page Layout) ป ม เล อกคาส ง ระยะขอบแบบ กาหนดเอง (Custom)

51 ในงานเอกสารท ม ข อม ลสาค ญ สามารถป องก น การเปล ยนแปลงข อม ลในเอกสารได ม ข นตอน ด งน 1. คล กแท บ ตรวจทาน (Review) เล อกป ม เล อกคาส ง จาก ดการจ ดร ปแบบและการแก ไข (Restrict Formatting and Editing) จะปรากฏแถบ Task Pane ด านขวา ให คล กเคร องหมาย ส วนของ Formatting restrictions และ Editing restrictions

52 3. ในส วนของ กล ม (Groups) เล อก Everyone และคล ก ป ม ข นหน าจอให กาหนดรห สผ าน Password จะใส หร อไม ใส ก ได แล วคล กป ม OK

53 4. ท แถบ Task Pane จะแสดงข อความว าเอกสารถ ก Protect เร ยบร อยแล ว

54 เม อม การส งงานเอกสารให คนอ นแก ไข สามารถตรวจสอบได ว า ใครทา การเปล ยนแปลงข อม ลในเอกสาร อะไรบ าง โดยม ข นตอน ด งน 1. ท แถบ Ribbon คล กแท บ ตรวจทาน (Review) ป ม เล อกคาส ง ต ดตามการเปล ยนแปลง (Track Changes) 2. เม อม การเปล ยนแปลงแก ไขข อม ล เช น ทาการลบช วงข อม ล (Delete), พ มพ ข อม ลเพ ม (Insert), จ ดร ปแบบ เช น ต วหนา ต วเอ ยง (Format) จะแสดงเส นข ดหน าบรรท ดและบ งบอกช วง ข อม ลท ม การเปล ยนแปลง

55

56 3.คล กป ม หร อ เพ อเล อนไปย งตาแหน งท ม การ แก ไข จากน นสามารถเล อกว า ต องการยอมร บหร อปฏ เสธการเปล ยนแปลงได โดยคล กป มบนท ล บาร เป นการยอมร บการเปล ยนแปลง เป นการปฏ เสธการเปล ยนแปลง

57 สามารถกาหนดให งานเอกสารเป น Final (ไม ม การเพ มเต มหร อ แก ไขใดๆ อ ก) โดยม ข นตอนด งน 1. เป ดแฟ มงานท ต องการกาหนดเป น Final 2. คล กป ม Microsoft Office button (ม มบนส ด ด านซ าย) เล อกคาส ง (Prepare) 3. เล อกคาส ง